Collaboration réussie : +20 ans
Avec leur logiciel, nous gérons toutes nos entreprises, de la prise de commande à la planification de production et de capacité, la logistique, la planification du transport, la facturation, la comptabilité, etc.
E-MAX est une entreprise active dans l’extrusion de profilés en aluminium. L’entreprise recherchait une solution d’entreprise intégrée qui soit moderne, économique et rapidement implémentable. Le choix s’est porté sur Microsoft Dynamics, qui a été implémenté par le partenaire informatique Offimac. Avec une croissance annuelle moyenne de 25 %, E-MAX s’est développée pour devenir une PME de taille importante, répartie sur trois sites en Belgique et aux Pays-Bas. Aujourd’hui, Microsoft Dynamics contribue chez E-MAX à un traitement fluide des processus d’entreprise – du traitement des commandes et de la planification de capacité à la préparation du transport. Dans un marché qui évolue rapidement, E-MAX apprécie particulièrement la flexibilité et la convivialité de la plateforme Microsoft Dynamics ainsi que la collaboration fluide avec le partenaire informatique Offimac.
La reprise d’E-MAX par l’industriel renommé Jos Vaessen en 2001 a donné un élan supplémentaire à la force commerciale de cette jeune entreprise d’extrusion. Entre 2001 et 2008, E-MAX a progressé chaque année de 25 % en moyenne et l’entreprise a été désignée plusieurs années consécutives comme Trends Gazelle au Limbourg.
Comment tout a commencé
E-MAX voulait délibérément opter pour une solution standard et non sur mesure. En tant que jeune entreprise, elle pouvait facilement adapter ses processus au nouveau logiciel. Le choix s’est finalement porté sur la plateforme Microsoft Dynamics. Le partenaire informatique Offimac de Hasselt a été désigné pour implémenter le package et l’adapter aux souhaits spécifiques d’E-MAX – ce qui a pu se dérouler facilement grâce aux fonctionnalités standard du module complémentaire Offimac Manufacturing.
Convivialité pour le suivi commercial et financier
Robert Zegveld, Directeur commercial chez E-MAX : « Microsoft Dynamics offre tout ce qu’un véritable package ERP doit faire, mais avec la convivialité et la flexibilité en plus. Vous n’avez pas besoin d’une équipe étendue pour maintenir le package. Et un nouvel employé n’a même pas besoin de formation pour apprendre à travailler avec le package : un manuel concis suffit. »
Grâce à Microsoft Dynamics, le traitement commercial des projets se déroule particulièrement bien. Marc Roosen, Responsable financier et administratif chez E-MAX : « Une facture est créée en un tour de main dès qu’une commande part chez le client : toutes les informations sont déjà dans le système. Et avec quelques clics de souris, nous pouvons le cas échéant exporter des données vers Excel pour les analyser davantage. »
« En tant que responsable commercial, je veux avoir accès rapidement au statut actuel de la prise de commande. Jet Reports, un outil supplémentaire au-dessus de Microsoft Dynamics, fait en sorte que je reçoive quotidiennement les bons rapports sur mon bureau », ajoute Robert Zegveld.
Processus de production
Le processus de production dans une entreprise d’extrusion comme E-MAX est assez simple, bien qu’il y ait çà et là quelques difficultés cachées. Comme matière première servent de lourdes barres d’aluminium qui sont rendues malléables par chauffage et ensuite pressées à travers une matrice pour devenir les profilés en aluminium dans la forme souhaitée par le client.
S’il s’agit d’une nouvelle forme de matrice, la commande du client est généralement accompagnée d’un dessin qui décrit en détail le profil souhaité. Le premier cycle de production résulte alors en une version d’essai, accompagnée des rapports de mesure nécessaires qui sont présentés au client avant de passer à la production effective.
Planification de capacité
Le partenaire informatique Offimac a intégré dans Offimac Manufacturing un certain nombre de fonctionnalités qui n’étaient pas présentes comme fonctionnalité standard dans Microsoft Dynamics. Ainsi, la possibilité de gérer efficacement la planification de capacité des machines a été prévue.
Robert Zegveld : « E-MAX dispose de plusieurs lignes de production. Notre objectif est de nous assurer que nous utilisons au maximum notre capacité de production. C’est pourquoi nous devons toujours avoir une vue sur l’occupation actuelle des machines et pouvoir immédiatement réserver la capacité nécessaire lors de commandes de clients. Le système s’acquitte excellemment de cette tâche. »
Post-traitement
Après l’extrusion elle-même, les profilés en aluminium subissent encore différentes opérations : l’étirage, la découpe à la bonne longueur, un processus de durcissement et finalement l’emballage et la préparation pour le transport. Dans un certain nombre de cas, les profilés sont encore traités en externe, notamment par revêtement en poudre ou anodisation.
Microsoft Dynamics fait en sorte que le post-traitement des articles se déroule également bien et est utilisé lors de différents contrôles. Ainsi, certains profilés finis doivent être pesés avant de passer à l’emballage. C’est Microsoft Dynamics qui pilote ce processus : les informations de la balance sont automatiquement transmises à Microsoft Dynamics, qui compare les informations de la balance avec le poids prévu qui a été saisi lors de la commande.
Également lors de la préparation pour le transport, Microsoft Dynamics est aujourd’hui un outil indispensable : « Le système fait en sorte que vous puissiez grouper les articles comme vous le souhaitez. Peu d’entreprises peuvent dire qu’une personne peut traiter 15 camions en une journée », dit Zegveld.
Réagir aux changements du marché
E-MAX a subi de nombreux changements. « Reprises, extensions, nouveaux besoins du marché… En tant que PME, vous devez pouvoir réagir rapidement aux changements des conditions du marché. Et Microsoft Dynamics est justement une plateforme qui vous permet de réagir rapidement à ces changements », affirme Robert Zegveld.
Un exemple concret de ces nouveaux besoins du marché est la façon dont E-MAX gère les stocks. L’entreprise ne doit pas seulement contrôler les stocks dans ses propres entrepôts, mais place souvent des marchandises en consignation chez des entreprises externes où elles subissent encore un post-traitement. Cet aspect de la gestion logistique doit également être contrôlé par le système d’entreprise.
Collaboration avec Offimac
Robert Zegveld : « Chez E-MAX, nous sommes restés de vrais entrepreneurs : une fois qu’une décision est prise, nous passons aussi rapidement à l’action. Notre partenaire informatique Offimac partage en fait notre mentalité et joue toujours rapidement avec nous. Ce qui aide énormément, c’est qu’ils comprennent parfaitement notre business et réfléchissent de manière proactive avec nous. Et c’est en partie grâce à cela que nous travaillons ensemble avec succès et plaisir depuis plus de 20 ans. »
