RAJA

RAJA est une entreprise de vente par correspondance spécialisée dans les matériaux d’emballage, ciblant le marché B2B. « L’établissement de Tongres », explique l’administrateur Wido Bourel, « fait partie du groupe français RAJA, dont le siège social est à Paris. Le groupe RAJA est présent dans 11 pays : Belgique, Pays-Bas, Luxembourg, France, Allemagne, Grande-Bretagne, Espagne, Autriche, Italie, République tchèque et Suisse. »

« L’établissement RAJA de Tongres, dans le Limbourg, remplit deux fonctions au sein du groupe RAJA. D’une part, c’est le siège du Benelux, gérant les ventes pour la Belgique et le Luxembourg. L’équipe commerciale pour les Pays-Bas est basée à Breda. D’autre part, Tongres est le centre de distribution pour la Belgique, les Pays-Bas, le Luxembourg, l’Allemagne, l’Autriche, la République tchèque et la Suisse. Ce qu’un client commande dans l’un de ces pays auprès de l’équipe commerciale locale de RAJA est expédié depuis Tongres, même si cela n’apparaît pas sur l’étiquette. Les commandes pour le Benelux et l’Allemagne sont livrées sous 24 heures. Pour les autres pays, RAJA garantit une livraison sous 48 heures. RAJA s’adresse à tous types d’entreprises, grandes et petites. Au-delà des secteurs traditionnels comme l’industrie et le commerce de gros, le fournisseur de matériaux d’emballage cible également les secteurs croissants du e-commerce et des services. »

Une gamme étendue

RAJA, qui a débuté sous le nom de Binpac en 1989 et est devenu plus tard Rajapack, est établi à Tongres depuis l’an 2000. À l’époque, le centre de distribution faisait 8 000 m². En 2003, 5 000 m² ont été ajoutés, suivis de 4 750 m² supplémentaires en 2006. Et le centre de distribution n’était toujours pas assez grand, donc beaucoup plus de surface a été ajoutée en différentes phases. Wido Bourel : « L’extension de 2008 a fourni une capacité supplémentaire de 10 000 emplacements de palettes, portant le total à plus de 28 000 palettes. En même temps, nous avons également ajouté 500 m² d’espace de bureaux. »

Au total, après la dernière extension, il y a environ 28 quais de chargement et de déchargement dans le centre de distribution. Mais plus encore que le nombre de quais, c’est la méthode de travail qui détermine le flux du fournisseur vers le rack de stockage. Martin Moermans, responsable logistique du centre de distribution de Tongres, explique : « Nous ne faisons pas de tamponnage. Plus important que le nombre de quais est le fait que tout ce qui entre soit rangé rapidement et de manière fluide. C’est la même chose pour l’expédition : quand un envoi est prêt, il part sur le camion la minute suivante. La plupart des commandes arrivent l’après-midi, juste avant l’heure limite de commande. Les palettes entrantes sont donc principalement traitées le matin. Certains employés travailleront donc à la réception le matin et rejoindront l’expédition l’après-midi. »

Toutes les tailles et tous les poids

Chez RAJA, tous les rayonnages de l’entrepôt sont équipés de planchers. C’est nécessaire car seulement 60 % des palettes ont le format standard et ne s’adaptent donc pas automatiquement à la structure métallique. La cause en est la grande variété de matériaux que Rajapack a en stock. En effet, de nombreux types de produits entrent dans la catégorie ‘matériel d’emballage’. Le catalogue RAJA de plus de 300 pages commence par les boîtes en carton et se termine par les sacs de transport. Entre les deux, on feuillette à travers environ 4 000 produits : enveloppes, étiquettes, films, sacs poubelle, matériel antichoc, palettes, matériel de cerclage et bien plus encore. Certains produits sont petits et lourds, comme le feuillard d’acier utilisé pour le cerclage. D’autres sont grands et légers. Parfois, cela va même jusqu’à stocker et transporter littéralement de l’air. Que penser, en effet, des coussins d’air utilisés pour protéger les envois contre les chocs ?

En général, la règle des 80/20 s’applique également ici : grosso modo, 20 % des articles sont responsables de 80 % du chiffre d’affaires. Les produits que RAJA vend proviennent directement des producteurs, environ 250 au total. Wido Bourel explique que les négociations se font principalement au niveau du groupe ainsi qu’au niveau local. L’approvisionnement des sept pays est entièrement géré par le département achats de RAJA Tongres. Outre les exigences concernant la qualité des produits livrés, les fournisseurs doivent également emballer leur matériel selon les spécifications de RAJA.

Concrètement, cela signifie que si le catalogue RAJA propose des boîtes par lot de vingt, le fournisseur doit les livrer de la même manière. Cela favorise l’efficacité dans le centre de distribution.

Microsoft Dynamics d’Offimac est le cœur de l’entreprise

Comme les marchandises expédiées depuis Tongres sont si diverses en termes de dimensions et de poids, l’automatisation est presque impossible. Le scanning sans fil est utilisé ainsi que le voice picking. RAJA a opté avec succès pour Microsoft Dynamics d’Offimac. Et RAJA collabore avec succès avec Offimac depuis déjà 25 ans.

À propos du stock, WMS et pick&pack

Comme les produits sont livrés rapidement aux clients, la gestion des stocks est très importante chez RAJA. Tous les produits figurant dans le catalogue sont toujours en stock. « Le nombre d’unités que nous avons en stock pour chaque produit », explique Martin Moermans, « dépend des ventes moyennes. Les personnes du service achats veillent à ce que nous ne puissions jamais être en rupture de stock. Seule une vente vraiment exceptionnelle devrait nous surprendre. » Si une commande anormalement importante devait arriver qui pourrait compromettre l’approvisionnement d’autres clients – parce qu’elle représente un certain pourcentage du stock – il y a une alarme automatique du Système de Gestion d’Entrepôt. RAJA cherche alors une solution. Le client ne souhaite peut-être pas recevoir tout ce qu’il a commandé en une seule fois. On peut aussi vérifier ce que les autres centres de distribution du groupe RAJA ont encore en stock. Et peut-être que le fournisseur a encore du stock. Dans tous les cas, assure Wido Bourel, si RAJA ne peut pas livrer en 24h/48h, personne en Europe ne le peut. Bien que la charge de travail soit plus ou moins stable dans le centre de distribution, chez RAJA, ils remarquent que l’automne est plus chargé que le printemps. D’autres périodes reconnaissables sont l’approche des fêtes de fin d’année, lorsque les emballages promotionnels sont en vogue, et la clôture de l’exercice financier. Les boîtes d’archives sont alors très populaires. L’envoi du catalogue mensuel dans chaque pays crée également des pics importants. Le service achats connaît les périodes de pointe et sait quels produits sont populaires et ajuste les commandes en conséquence. Un approvisionnement régulier est également nécessaire pour les marchandises volumineuses comme les films à bulles d’air ou la mousse, car elles occupent beaucoup d’espace dans l’entrepôt.

Au total, 500 à 600 palettes de marchandises sont livrées chaque jour chez RAJA. Les employés de l’entrepôt vérifient la quantité, le conditionnement, l’étiquetage et les défauts visibles. Pour certains articles, des contrôles particuliers et spécifiques doivent également être effectués comme le numéro de lot pour la traçabilité, le logo, le nom de l’entreprise. Pour un contrôle qualité approfondi, RAJA travaille avec des échantillonnages.

Une fois vérifiées, les marchandises sont entrées dans le Système de Gestion d’Entrepôt (WMS), qui leur attribuera un emplacement de stockage dans l’entrepôt. Il le fait sur base d’un certain nombre de paramètres, comme la distance jusqu’à l’emplacement de picking fixe, s’il s’agit d’un produit à rotation rapide ou lente, quelle est la quantité livrée, s’il appartient à une zone particulière (groupe de produits)… De plus, le WMS tient compte des palettes hors gabarit qui sont très fréquentes ici. Il sait par exemple qu’un emplacement pouvant accueillir trois palettes standard est insuffisant si les palettes sont plus grandes. Les emplacements dans chaque sous-entrepôt sont indiqués par un code qui inclut notamment l’allée, le numéro de rack et le niveau. Le WMS très sophistiqué, qui est écrit sur mesure dans l’ERP Navision et tient compte de la façon de travailler chez RAJA, est le cœur, mais surtout le cerveau du centre de distribution. Le système choisit où stocker les marchandises, gère le réapprovisionnement des emplacements de picking et avertit lorsqu’une commande est si exceptionnelle qu’elle pourrait compromettre le stock.

Le WMS reçoit également les commandes des pays pour lesquels Tongres assure la distribution. Toutes les demi-heures, les commandes arrivent à Tongres sous forme de fichier texte via FTP (File Transfer Protocol). Le WMS, qui ne fait pas de distinction entre les commandes belges propres et celles d’autres pays, convertit les commandes en un ordre de picking qui est imprimé et remis au préparateur. Le pays de destination des commandes figure en évidence en haut. Le WMS calcule automatiquement l’itinéraire le plus efficace à travers l’entrepôt et permettra au préparateur de traiter plusieurs commandes simultanément. De plus, le WMS est suffisamment intelligent pour s’assurer que le préparateur ne soit pas surchargé. Les manuels dans d’autres langues, par exemple, apparaissent également sur l’ordre de picking.

Une fois que le préparateur a rassemblé tous les produits de sa commande, c’est au tour de l’emballeur de préparer les commandes individuelles. En même temps, il vérifie le travail du préparateur. Selon la commande, les produits sont emballés dans des boîtes ou empilés sur une palette. Les commandes terminées reçoivent une étiquette et sont immédiatement placées dans les camions en attente. Rajapack à Tongres n’utilise qu’un seul camion en propre. Il sert pour les grandes livraisons ou les livraisons urgentes, et surtout pour offrir un service aux grands clients. Pour le transport régulier, l’entreprise travaille avec cinq sociétés de transport différentes. Rajapack ne trie les commandes que par pays, c’est le transporteur qui prend en charge l’organisation de la distribution et s’assure que la commande arrive chez le client dans le délai prévu. Bien emballée, cela va sans dire.