Steelcoat, Galvacoat y Metalix

Para gestionar el rápido crecimiento de Metalix, Galvacoat y Steelcoat, Groep Kempeneers buscaba un paquete de software que ofreciera a las empresas un soporte más estricto. Offimac implementó una solución basada en Microsoft Dynamics. El socio de TI de Groep Kempeneers agrupó posteriormente los procedimientos específicos en OffiCOAT, un paquete ERP para empresas de lacado y revestimiento cuyo modelo de implementación fue el de Metalix, Galvacoat y Steelcoat.

Metalix, Galvacoat y Steelcoat son tres de las empresas de Groep Kempeneers. Juntas forman uno de los mayores procesadores de superficies del Benelux. Galvacoat tiene su sede en Overpelt y se encarga del recubrimiento en polvo de acero galvanizado. Su ubicación en Limburgo no es casual, ya que en la zona fronteriza entre Bélgica y los Países Bajos hay muchas empresas de procesamiento de acero. La producción de Steelcoat y Metalix tiene lugar en Lummen. Steelcoat está especializada en el recubrimiento en polvo de acero no tratado y galvanizado. Metalix se encarga de la metalización y el lacado en húmedo del acero. Para ello, Metalix dispone de más de diez mil metros cuadrados de cabinas de pintura. Las tres empresas juntas procesan aproximadamente mil toneladas de acero al día. Los clientes son empresas que utilizan acero para la construcción industrial, residencial y de maquinaria, vallas, contenedores, raíles de ferrocarril, barandillas de puentes, postes de luz, etc.

Galvacoat, Steelcoat y Metalix cuentan con unos 120 empleados. El soporte comercial y administrativo de las empresas lo prestan diez empleados desde la sede central en Lummen. Metalix es la empresa más antigua de las tres. En 2005, Galvacoat comenzó su actividad en Lummen. En la primavera de 2010 se unió Steelcoat. Metalix y Galvacoat utilizaban el mismo paquete de contabilidad. Además, había algo de trabajo a medida para el seguimiento de pedidos y la facturación. “Hemos crecido bastante rápido”, afirma Luc Segers, responsable financiero de Groep Kempeneers. “La solución que teníamos antes era demasiado limitada”. El grupo quería más funcionalidad, junto con un conjunto de procedimientos bien estructurados y documentados. Para el trabajo a medida existente, las empresas se habían vuelto demasiado dependientes del conocimiento de una sola persona. Además, el trabajo a medida apenas estaba documentado.

Necesidad de integración

“Queríamos cambiar a una solución de paquete que ofreciera una base sólida, con una amplia funcionalidad y la posibilidad de seguir más de cerca a las tres empresas”. La integración era lo primero en la lista de deseos. “Antes teníamos sistemas para el seguimiento de pedidos y la contabilidad que estaban completamente separados. Con la nueva solución queríamos cubrir todo el conjunto de los procesos empresariales, desde el pedido hasta la facturación y la contabilidad”. Groep Kempeneers examinó las propuestas de los proveedores y optó por la combinación de Microsoft Dynamics y el socio de TI Offimac de Hasselt. La empresa llevó a cabo la implementación en la sede central de Groep Kempeneers en Lummen, donde las demás sucursales utilizan el sistema a través de una red VPN.

En primer lugar, Metalix, Steelcoat y Galvacoat trazaron sus procesos internos. Luc Segers: “Hicimos un análisis exhaustivo, documentamos todos los procesos de forma cuidadosa y detallada. A continuación, decidimos cómo íbamos a utilizar Dynamics y cómo íbamos a coordinar los procesos y el software”. Entre otras cosas, el soporte funcional de un cálculo de precios correcto era muy importante para el grupo. “Cuando ofrecemos un presupuesto a un cliente, internamente se ha producido un proceso muy complejo. Era crucial para nosotros que el paquete ERP lo soportara perfectamente”. Luc Segers pone un ejemplo. “Hay muchos parámetros en juego. ¿Cómo se expresa el pedido: en superficie, longitud, peso o por unidad? ¿Qué descuento de facturación podemos ofrecer al cliente, de nuevo en función de esa superficie, peso, longitud o número de unidades? ¿Pide el cliente un revestimiento en un color estándar o no?”. Offimac programó todos esos parámetros en Microsoft Dynamics. Luc Segers: “En ese sentido, el sistema ofrece tantas posibilidades como queramos. No hay limitaciones”.

Seguimiento comercial

El cálculo del precio conduce a un presupuesto. Para ello, se proporciona un enlace para exportar el presupuesto a Microsoft Word desde el sistema. Toda la información de Dynamics aparece automáticamente en el presupuesto. Luc Segers: “Nuestros empleados comerciales pueden añadir texto libre en Word, que luego guardan automáticamente en el sistema ERP”. En un paso siguiente, Groep Kempeneers también quiere organizar el seguimiento de los presupuestos en Dynamics. Offimac ha desarrollado un trabajo a medida para ello. “Una verdadera módulo de CRM nos pareció algo demasiado pesado para esto. En realidad, solo nos interesaba el seguimiento de los presupuestos, para disponer de mejor información para la elaboración de informes: qué presupuestos han conducido a pedidos concretos, qué condiciones hemos utilizado, etc.”

También era importante que Metalix, Galvacoat y Steelcoat pudieran seguir los pedidos en el sistema ERP. Luc Segers: “Ahí reside la fuerza de un sistema integrado. Antes, el seguimiento de los pedidos se hacía en papel. Cuando teníamos que buscar algo, lo hacíamos en las carpetas con los albaranes. No era práctico. Hoy en día, todo está en Dynamics: desde el albarán hasta la factura, pasando por la orden de producción”. Ese proceso integrado apoya el pedido hasta la factura”. Ese proceso integrado apoya al grupo en su crecimiento continuo. Antes se realizaba mucho trabajo manual, entre otras cosas para teclear los datos del sistema para el seguimiento de pedidos en el paquete de contabilidad. “En Dynamics eso desaparece. El equipo existente puede hacer frente perfectamente a nuestro crecimiento, precisamente porque ahora trabajamos de forma mucho más eficiente. La introducción múltiple de datos ha desaparecido, lo que nos ha permitido ahorrar mucho tiempo. Al mismo tiempo, la tasa de errores ha disminuido. Todo el mundo trabaja con un único conjunto de datos central”.

Información de gestión concreta

Gracias a la implementación de Dynamics, la contabilidad también se desarrolla hoy en día de forma mucho más fluida. Antes, el departamento de contabilidad tenía un trabajo considerable para introducir por segunda vez los datos del módulo de facturación del software a medida en el paquete de contabilidad. También aquí, el carácter integrado del paquete ERP proporciona una ventaja importante. “Dynamics también nos ha permitido trabajar de forma idéntica dentro de las tres empresas”, explica Luc Segers. “Hay un plan de cuentas, una base de datos de clientes, etc.”. Es una forma de trabajar que ofrece a Metalix, Galvacoat y Steelcoat una forma más eficiente de informar de forma directa sobre las actividades empresariales. No existe una consolidación financiera a nivel de grupo. Sin embargo, mientras tanto, las demás empresas de Groep Kempeneers -entre ellas una agencia inmobiliaria y una sociedad de cartera- también confían en Dynamics para el soporte de sus procesos.

La solución que Offimac implementó para Metalix, Steelcoat y Galvacoat constituyó el modelo para OffiCOAT, una solución ERP basada en Microsoft Dynamics con la que Offimac se dirige específicamente al mercado de los procesadores de superficies. “Esto incluye una funcionalidad muy específica”, afirma Luc Segers, “entre otras cosas en el ámbito del seguimiento de márgenes”. Con la ayuda de diferentes parámetros, Metalix, Steelcoat y Galvacoat pueden supervisar en detalle el margen de sus actividades. “En el sistema vemos por tipo de material qué margen obtenemos en placas, tubos, cerchas, etc. Esa es información que dirige nuestra gestión empresarial de una forma muy concreta”. Las empresas de Groep Kempeneers saben así en detalle qué actividades aportan más valor. “De este modo, Dynamics nos permite transformar esa fuente central de datos en información de gestión útil”.