Steelcoat, Galvacoat und Metalix

Um das schnelle Wachstum von Metalix, Galvacoat und Steelcoat erfolgreich zu steuern, suchte die Kempeneers Gruppe ein Softwarepaket, das den Unternehmen eine straffere Unterstützung bieten würde. Offimac implementierte eine Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics. Der IT-Partner der Kempeneers Gruppe bündelte die spezifischen Verfahren später in OffiCOAT, einem ERP-Paket für Lack- und Beschichtungsunternehmen, für das die Implementierung bei Metalix, Galvacoat und Steelcoat als Modell diente.

Metalix, Galvacoat und Steelcoat sind drei der Unternehmen der Kempeneers Gruppe. Zusammen bilden sie einen der größeren Oberflächenbehandler der Benelux-Länder. Galvacoat hat seinen Sitz in Overpelt und ist für die Pulverbeschichtung von verzinktem Stahl zuständig. Die Lage in Limburg ist kein Zufall, da im Grenzgebiet zwischen Belgien und den Niederlanden viele stahlverarbeitende Unternehmen ansässig sind. Die Produktion von Steelcoat und Metalix findet in Lummen statt. Steelcoat ist auf die Pulverbeschichtung von unbehandeltem und verzinktem Stahl spezialisiert. Metalix ist für die Metallisierung und Nasslackierung von Stahl zuständig. Metalix verfügt dafür über mehr als zehntausend Quadratmeter Spritzhallen. Die drei Unternehmen zusammen behandeln etwa tausend Tonnen Stahl pro Tag. Kunden sind Unternehmen, die Stahl für den Industrie-, Wohn- und Maschinenbau, Zäune, Container, Eisenbahnschienen, Brückengeländer, Lichtmasten usw. verwenden.

Galvacoat, Steelcoat und Metalix beschäftigen etwa 120 Mitarbeiter. Die kommerzielle und administrative Unterstützung der Unternehmen erfolgt durch zehn Angestellte vom Hauptsitz in Lummen aus. Metalix ist das älteste der drei Unternehmen. Im Jahr 2005 nahm Galvacoat in Lummen den Betrieb auf. Im Frühjahr 2010 kam Steelcoat hinzu. Metalix und Galvacoat verwendeten dasselbe Buchhaltungspaket. Zusätzlich gab es einige kundenspezifische Anpassungen für die Auftragsverfolgung und Fakturierung. „Wir sind ziemlich schnell gewachsen“, sagt Luc Segers, Finanzverantwortlicher der Kempeneers Gruppe. „Die Lösung, die wir früher hatten, war zu begrenzt.“ Die Gruppe wollte mehr Funktionalität, gekoppelt an eine Reihe gut strukturierter und dokumentierter Verfahren. Für die bestehenden kundenspezifischen Anpassungen waren die Unternehmen zu sehr von der Kenntnis einer einzelnen Person abhängig geworden. Zudem erwiesen sich die kundenspezifischen Anpassungen als kaum dokumentiert.

Bedarf an Integration

„Wir wollten gerne auf eine Paketlösung umsteigen, die eine solide Basis bieten würde, mit umfangreicher Funktionalität und der Möglichkeit, die drei Unternehmen genauer zu verfolgen.“ Integration stand dabei ganz oben auf der Wunschliste. „Früher hatten wir Systeme für Auftragsverfolgung und Buchhaltung, die völlig isoliert voneinander waren. Mit der neuen Lösung wollten wir gerne die gesamten Geschäftsprozesse abdecken, vom Auftrag über die Fakturierung bis zur Buchhaltung.“ Die Kempeneers Gruppe prüfte die Vorschläge von Lieferanten und entschied sich dabei für die Kombination aus Microsoft Dynamics und dem IT-Partner Offimac aus Hasselt. Das Unternehmen führte die Implementierung am Hauptsitz der Kempeneers Gruppe in Lummen durch, wobei die anderen Niederlassungen das System über ein VPN-Netzwerk nutzen.

Zunächst erfassten Metalix, Steelcoat und Galvacoat ihre internen Prozesse. Luc Segers: „Wir haben eine gründliche Analyse durchgeführt und alle Prozesse sorgfältig und detailliert dokumentiert. Anschließend haben wir entschieden, wie wir Dynamics einsetzen und Prozesse und Software aufeinander abstimmen würden.“ Unter anderem war die funktionale Unterstützung einer korrekten Preisberechnung für die Gruppe sehr wichtig. „Wenn wir einem Kunden ein Angebot unterbreiten, ist dem intern ein sehr komplexer Prozess vorausgegangen. Es war für uns entscheidend, dass das ERP-Paket dies perfekt unterstützen würde.“ Luc Segers gibt ein Beispiel. „Es spielen sehr viele Parameter eine Rolle. Wie ist der Auftrag ausgedrückt: in Fläche, Länge, Gewicht oder pro Stück? Welchen Umsatzrabatt können wir dem Kunden anbieten – wiederum in Abhängigkeit von Fläche, Gewicht, Länge oder Stückzahl? Fragt der Kunde eine Beschichtung in einer Standardfarbe oder nicht?“ Offimac programmierte all diese Parameter in Microsoft Dynamics. Luc Segers: „In dieser Hinsicht bietet das System so viele Möglichkeiten, wie wir selbst wünschen. Es gibt keine Einschränkungen.“

Vertriebs-Follow-up

Die Preisberechnung führt zu einem Angebot. Dabei ist ein Link vorgesehen, um das Angebot aus dem System nach Microsoft Word zu exportieren. Alle Informationen aus Dynamics gelangen so automatisch in das Angebot. Luc Segers: „Unsere Vertriebsmitarbeiter können in Word freien Text hinzufügen, den sie danach automatisch im ERP-System speichern.“ In einem nächsten Schritt möchte die Kempeneers Gruppe auch die Angebotsverfolgung in Dynamics organisieren. Dafür hat Offimac eine kundenspezifische Anpassung entwickelt. „Ein echtes CRM-Modul fanden wir hierfür etwas zu umfangreich. Es ging uns eigentlich nur um die Nachverfolgung der Angebote, damit wir bessere Berichtsinformationen darüber haben: welche Angebote zu konkreten Aufträgen geführt haben, welche Bedingungen wir dabei angewendet haben usw.“

Wichtig war ferner, dass Metalix, Galvacoat und Steelcoat auch die Bestellungen im ERP-System verfolgen können. Luc Segers: „Darin liegt die Stärke eines integrierten Systems. Früher erfolgte die Auftragsverfolgung auf Papier. Wenn wir etwas nachschlagen mussten, taten wir dies in den Ordnern mit Bestellscheinen. Das war nicht praktisch. Heute ist alles in Dynamics: vom Bestellschein über den Produktionsauftrag bis zur Rechnung.“ Dieser integrierte Prozess unterstützt die Gruppe bei ihrem weiteren Wachstum. Früher gab es viel manuelle Arbeit, unter anderem um die Daten aus dem System für die Auftragsverfolgung in das Buchhaltungspaket zu übertragen. „In Dynamics entfällt das. Das bestehende Team kann unser Wachstum perfekt bewältigen, eben weil wir jetzt viel effizienter arbeiten. Die mehrfache Dateneingabe ist entfallen, wodurch wir eine erhebliche Zeitersparnis erzielt haben. Gleichzeitig ist die Fehlerquote gesunken. Jeder arbeitet mit ein und demselben zentralen Datensatz.“

Konkrete Managementinformationen

Dank der Implementierung von Dynamics verläuft auch die Buchhaltung heute wesentlich reibungsloser. Früher hatte die Buchhaltungsabteilung eine beträchtliche Aufgabe damit, die Daten aus dem Fakturierungsmodul der kundenspezifischen Software ein zweites Mal in das Buchhaltungspaket einzugeben. Auch hier bietet der integrierte Charakter des ERP-Pakets einen wichtigen Vorteil. „Dynamics hat uns auch ermöglicht, innerhalb der drei Unternehmen auf identische Weise zu arbeiten“, erklärt Luc Segers. „Es gibt ein Kontensystem, einen Kundenstamm usw.“ Es ist eine Arbeitsweise, die Metalix, Galvacoat und Steelcoat eine effizientere Möglichkeit bietet, geradlinig über die Geschäftsaktivitäten zu berichten. Eine finanzielle Konsolidierung auf Gruppenebene gibt es nicht. Inzwischen verlassen sich jedoch auch die anderen Unternehmen der Kempeneers Gruppe – darunter ein Immobilienbüro und eine Holding – auf Dynamics zur Unterstützung ihrer Prozesse.

Die Lösung, die Offimac für Metalix, Steelcoat und Galvacoat entwickelte, bildete die Blaupause für OffiCOAT, eine ERP-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics, mit der sich Offimac speziell an den Markt der Oberflächenbehandler richtet. „Dazu gehört sehr spezifische Funktionalität“, sagt Luc Segers, „unter anderem im Bereich der Margenverfolgung.“ Anhand verschiedener Parameter können Metalix, Steelcoat und Galvacoat die Marge ihrer Aktivitäten detailliert überwachen. „Im System sehen wir pro Materialtyp, welche Marge wir bei Platten, Rohren, Sparren usw. erzielen. Das sind Informationen, die unsere Geschäftsführung sehr konkret steuern.“ Die Unternehmen der Kempeneers Gruppe wissen so detailliert, welche Aktivitäten den größten Wert liefern. „Auf diese Weise ermöglicht uns Dynamics, diese zentrale Datenquelle in nutzbare Managementinformationen umzuwandeln.“