Steelcoat, Galvacoat et Metalix

Afin de gérer la croissance rapide de Metalix, Galvacoat et Steelcoat, le Groupe Kempeneers recherchait un progiciel qui offrirait aux entreprises un soutien plus rigoureux. Offimac a mis en œuvre une solution basée sur Microsoft Dynamics. Le partenaire informatique du Groupe Kempeneers a ensuite regroupé les procédures spécifiques dans OffiCOAT, un progiciel ERP pour les entreprises de peinture et de revêtement, dont la mise en œuvre chez Metalix, Galvacoat et Steelcoat a servi de modèle.

Metalix, Galvacoat et Steelcoat sont trois des entreprises du Groupe Kempeneers. Ensemble, elles forment l’un des plus grands spécialistes du traitement de surface du Benelux. Galvacoat est située à Overpelt et est responsable du revêtement en poudre de l’acier galvanisé. Son emplacement dans le Limbourg n’est pas un hasard, étant donné qu’il existe de nombreuses entreprises de transformation de l’acier dans la zone frontalière entre la Belgique et les Pays-Bas. La production de Steelcoat et Metalix a lieu à Lummen. Steelcoat est spécialisée dans le revêtement en poudre d’acier non traité et galvanisé. Metalix est responsable de la métallisation et de la peinture liquide de l’acier. Metalix dispose pour cela de plus de dix mille mètres carrés de cabines de peinture. Les trois entreprises traitent ensemble environ mille tonnes d’acier par jour. Les clients sont des entreprises qui utilisent l’acier pour la construction industrielle, résidentielle et de machines, les clôtures, les conteneurs, les rails de chemin de fer, les garde-corps de ponts, les mâts d’éclairage, etc.

Galvacoat, Steelcoat et Metalix comptent environ 120 collaborateurs. Le soutien commercial et administratif des entreprises est assuré par dix employés depuis le siège social de Lummen. Metalix est la plus ancienne des trois entreprises. En 2005, Galvacoat a démarré à Lummen. Au printemps 2010, Steelcoat s’y est ajoutée. Metalix et Galvacoat utilisaient le même progiciel de comptabilité. En outre, il y avait un peu de travail sur mesure pour le suivi des commandes et la facturation. « Nous avons connu une croissance assez rapide », déclare Luc Segers, responsable financier du Groupe Kempeneers. « La solution dont nous disposions auparavant était trop limitée. » Le groupe souhaitait davantage de fonctionnalités, associées à un ensemble de procédures bien structurées et documentées. Pour le travail sur mesure existant, les entreprises étaient devenues trop dépendantes des connaissances d’une seule personne. De plus, le travail sur mesure s’est avéré à peine documenté.

Besoin d’intégration

« Nous souhaitions passer à une solution progicielle qui offrirait une base solide, avec une fonctionnalité étendue et la possibilité de suivre les trois entreprises de manière plus rigoureuse. » L’intégration figurait en tête de liste. « Auparavant, nous avions des systèmes de suivi des commandes et de comptabilité qui étaient complètement distincts. Avec la nouvelle solution, nous souhaitions couvrir l’ensemble des processus d’entreprise, de la commande à la facturation et à la comptabilité. » Le Groupe Kempeneers a examiné les propositions des fournisseurs et a opté pour la combinaison de Microsoft Dynamics et du partenaire informatique Offimac de Hasselt. L’entreprise a réalisé la mise en œuvre au siège social du Groupe Kempeneers à Lummen, les autres sites utilisant le système via un réseau VPN.

Dans un premier temps, Metalix, Steelcoat et Galvacoat ont cartographié leurs processus internes. Luc Segers : « Nous avons réalisé une analyse approfondie, documenté tous les processus avec soin et en détail. Ensuite, nous avons décidé de quelle manière nous allions utiliser Dynamics et comment nous allions harmoniser les processus et les logiciels. » Entre autres, le soutien fonctionnel d’un calcul de prix correct était très important pour le groupe. « Lorsque nous proposons une offre à un client, un processus très complexe s’est déroulé en interne. Il était essentiel pour nous que le progiciel ERP prenne parfaitement en charge ce processus. » Luc Segers donne un exemple. « De nombreux paramètres entrent en jeu. Comment la mission est-elle exprimée : en surface, en longueur, en poids ou par pièce ? Quelle remise sur le chiffre d’affaires pouvons-nous offrir au client – à nouveau en fonction de cette surface, de ce poids, de cette longueur ou de ce nombre de pièces ? Le client demande-t-il un revêtement dans une couleur standard ou non ? » Offimac a programmé tous ces paramètres dans Microsoft Dynamics. Luc Segers : « Dans ce domaine, le système offre autant de possibilités que nous le souhaitons. Il n’y a pas de limites. »

Suivi commercial

Le calcul du prix conduit à une offre. Un lien est prévu pour exporter l’offre vers Microsoft Word à partir du système. Toutes les informations de Dynamics sont ainsi automatiquement reprises dans l’offre. Luc Segers : « Nos collaborateurs commerciaux peuvent ajouter du texte libre dans Word, qu’ils enregistrent ensuite automatiquement dans le système ERP. » Dans une prochaine étape, le Groupe Kempeneers souhaite également organiser le suivi des offres dans Dynamics. Offimac a développé un élément de travail sur mesure à cet effet. « Nous avons trouvé qu’un véritable module CRM était un peu trop lourd pour cela. Nous souhaitions en fait uniquement assurer le suivi des offres, afin de disposer de meilleures informations de rapport à ce sujet : quelles offres ont conduit à des missions concrètes, quelles conditions nous avons utilisées à cet effet, etc. »

Il était également important que Metalix, Galvacoat et Steelcoat puissent également suivre les commandes dans le système ERP. Luc Segers : « C’est là que réside la force d’un système intégré. Auparavant, le suivi des commandes se faisait sur papier. Lorsque nous devions rechercher quelque chose, nous le faisions dans les dossiers contenant les bons de commande. Ce n’était pas pratique. Aujourd’hui, tout se trouve dans Dynamics : du bon de commande à la facture en passant par l’ordre de production. » Ce processus intégré prend en charge la commande à la facture. » Ce processus intégré aide le groupe dans sa croissance future. Auparavant, il y avait beaucoup de travail manuel, notamment pour retaper les données du système de suivi des commandes dans le progiciel de comptabilité. « Dans Dynamics, cela disparaît. L’équipe existante peut parfaitement gérer notre croissance, précisément parce que nous travaillons désormais beaucoup plus efficacement. La saisie multiple de données a disparu, ce qui nous a permis de réaliser un gain de temps important. Dans le même temps, le taux d’erreur a diminué. Tout le monde travaille avec un seul et même ensemble de données central. »

Informations de gestion concrètes

Grâce à la mise en œuvre de Dynamics, la comptabilité se déroule également beaucoup plus facilement aujourd’hui. Auparavant, le service de comptabilité avait beaucoup de travail pour saisir une deuxième fois les données du module de facturation du logiciel sur mesure dans le progiciel de comptabilité. Ici aussi, le caractère intégré du progiciel ERP offre un avantage important. « Dynamics nous a également permis de travailler de manière identique au sein des trois entreprises », explique Luc Segers. « Il existe un seul plan comptable, un seul fichier client, etc. » C’est une façon de travailler qui offre à Metalix, Galvacoat et Steelcoat une manière plus efficace de rendre compte de manière directe des activités de l’entreprise. La consolidation financière au niveau du groupe n’existe pas. Cependant, les autres entreprises du Groupe Kempeneers – notamment une agence immobilière et une holding – comptent également sur Dynamics pour soutenir leurs processus.

La solution qu’Offimac a mise en place pour Metalix, Steelcoat et Galvacoat a servi de modèle pour OffiCOAT, une solution ERP basée sur Microsoft Dynamics avec laquelle Offimac se concentre spécifiquement sur le marché des spécialistes du traitement de surface. « Cela comprend des fonctionnalités très spécifiques », déclare Luc Segers, « notamment dans le domaine du suivi des marges. » À l’aide de différents paramètres, Metalix, Steelcoat et Galvacoat peuvent surveiller en détail la marge de leurs activités. « Dans le système, nous voyons par type de matériau quelle marge nous réalisons sur les plaques, les tubes, les fermes, etc. Ce sont des informations qui pilotent notre gestion d’entreprise de manière très concrète. » Les entreprises du Groupe Kempeneers savent ainsi en détail quelles activités génèrent le plus de valeur. « De cette façon, Dynamics nous permet de transformer cette source centrale de données en informations de gestion utilisables. »