De nombreuses entreprises de location commencent modestement : quelques équipements, un planning simple, quelques clients. Microsoft Excel semble alors être un choix logique. Il est peu coûteux, flexible et tout le monde le connaît. Mais à mesure que l’entreprise se développe, Excel devient un risque : doublons dans les réservations, disponibilités erronées, problèmes de communication avec l’entrepôt et les clients, factures erronées…
C’est pourquoi l’utilisation d’Excel pour la gestion de la location se solde souvent par un échec. Non pas parce que les logiciels de location sont complexes, mais parce qu’Excel n’est pas conçu à cet effet.
Excel n’est pas un logiciel. Il s’agit d’un tableur — idéal pour les calculs, mais totalement inadapté en tant qu’outil de planification ou plateforme de location.
Excel affiche un tableau, et non un processus de location.
Dès qu’une entreprise de location :
… Excel devient ingérable.
La plus grave erreur causée par Excel : un planificateur écrase accidentellement une cellule, quelqu’un oublie de mettre à jour un statut… et un client se retrouve sans matériel.
Vous ne savez pas :
Excel ne permet pas d’imposer des règles. Les erreurs passent inaperçues jusqu’à ce qu’il soit trop tard.
Microsoft Excel est un excellent logiciel de tableurs, de calculs et d’analyse. Mais ce n’est pas un outil permettant de gérer les processus de location. Dès que votre parc de location dépasse 20 à 30 biens, il est temps de passer à un logiciel de location plus professionnel.
[1] Gartner. Les dangers de la dépendance aux tableurs dans les processus critiques pour l’entreprise. [2] CFO Magazine. Le coût élevé des erreurs dans les tableurs et de la saisie manuelle des données. [3] Journal of Accounting and Economics. Failles inhérentes à la conception des modèles de tableurs pour le suivi des stocks et des actifs. [4] Institute of Internal Auditors (IIA). Bonnes pratiques en matière de contrôles généraux informatiques : atténuer les risques liés aux tableurs. [5] European Rental Association (ERA). Indicateurs de référence en matière d’efficacité opérationnelle : la nécessité d’un logiciel de location intégré. [6] McKinsey & Company. Stimuler la productivité en allant au-delà des tableurs dans les opérations. [7] IT Research Institute. Les défis de l’évolutivité des systèmes de planification basés sur des tableurs. [8] Recherche universitaire. Absence de pistes d’audit et de contrôle des versions dans la gestion des feuilles de calcul. [9] Harvard Business Review (HBR). La prise de décision à l’ère numérique : pourquoi les feuilles de calcul ne suffisent pas. [10] Financial Times. Les coûts cachés de l’informatique parallèle et les risques liés à l’informatique des utilisateurs finaux (EUC). [11] BCG (Boston Consulting Group). Études de cas sur la transformation numérique : le remplacement des systèmes de tableurs hérités.
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