De plaatsbeschrijving is en essentieel document

In België is de opmaak van een plaatsbeschrijving, een officieel document dat de toestand van een woning vastlegt, cruciaal vóór de ingebruikname door een nieuwe huurder. Dit document, verplicht gesteld door het Burgerlijk Wetboek sinds september 2018 in alle Belgische gewesten, functioneert als bijlage bij het huurcontract. Voor eigenaren is het naleven van deze regel essentieel om conflicten met huurders te voorkomen en bescherming te bieden tegen eventuele schade die door de huurder wordt veroorzaakt.

Plaatsbeschrijving in de praktijk

Wat omvat een plaatsbeschrijving?

Een plaatsbeschrijving beschrijft nauwkeurig de staat van een te verhuren pand, zoals een huis, appartement, studio, garage of parkeerplaats. Het stelt de huurder in staat om te verifiëren of het eigendom goed is onderhouden en of er geen onterechte inhoudingen op de huurwaarborg zullen plaatsvinden voor reeds bestaande schade. Voor de eigenaar dient het als een bewijs dat de woning wordt teruggegeven in de oorspronkelijke staat. Dit maakt de plaatsbeschrijving een wettelijk bewijsstuk bij geschillen tussen de contracterende partijen.

Het proces van de plaatsbeschrijving omvat twee afzonderlijke fasen:

• Plaatsbeschrijving bij aankomst: Dit document wordt opgesteld en ondertekend door zowel huurder als verhuurder bij de start van de huurperiode. Het beschrijft gedetailleerd de staat van het pand vóór de bewoning. Om geldig te zijn, moet de plaatsbeschrijving bij aankomst worden opgemaakt vóór de ingangsdatum van het huurcontract. Bij contracten langer dan een jaar heeft de eigenaar echter tot een maand na de verhuizing van de huurder de tijd. Een snelle opmaak garandeert de betrouwbaarheid en accuratesse van het document.
• Plaatsbeschrijving bij vertrek: Na beëindiging van het huurcontract stelt de eigenaar een plaatsbeschrijving bij vertrek op. Hierbij wordt de huidige staat van het pand vergeleken met de oorspronkelijke staat bij aanvang van de huur. De huurder is bij ondertekening van het contract verplicht het pand in de ontvangen staat terug te leveren. Dit document helpt bij het identificeren van schade of slijtage die tijdens de huurperiode is ontstaan. Indien van toepassing, kunnen de reparatiekosten worden verhaald op de huurder, vaak via de huurwaarborg.

Werkwijze en inhoud van de plaatsbeschrijving

De plaatsbeschrijving dient een zeer precieze weergave te zijn van de staat van elke ruimte binnen het pand. Alle componenten, zoals muren, vloeren, ramen, huishoudelijke apparaten, douches en wastafels, worden gedetailleerd beschreven.

Er bestaat geen voorgeschreven officiële vorm voor een plaatsbeschrijving; de eigenaar mag deze zelf opstellen. Echter, het gebruik van een model of het inschakelen van een specialist is aanbevolen om volledigheid te waarborgen en schade nauwkeurig vast te leggen.

Verplichte informatie om de geldigheid en juridische bruikbaarheid van het document te garanderen, omvat:

• Plaatsbeschrijving bij aankomst:
• Datum van opmaak
• Identiteit en handtekeningen van beide partijen (verhuurder/huurder)
• Adres en gedetailleerde omschrijving van het eigendom
• Staat van alle componenten van het pand
• Staat van aanwezige materialen zoals meubels en huishoudelijke apparaten
• Meterstanden (gas, water, elektriciteit)
• Aanwezigheid van verplichte brandmelders
• Aantal overhandigde sleutels
• Plaatsbeschrijving bij vertrek:
• Datum van opmaak
• Identiteit en handtekeningen van beide partijen
• Informatie over het huurcontract (duur, bestemming)
• Beschrijving van eventueel geconstateerde schade
• Meterstanden (gas, water, elektriciteit)

Beide partijen dienen de tekst “gelezen en goedgekeurd” met hun handtekening toe te voegen op zowel de plaatsbeschrijving bij aankomst als bij vertrek.

Wie stelt de plaatsbeschrijving op en wat zijn de kosten?

De eigenaar kan de plaatsbeschrijving zelf opstellen (minnelijke plaatsbeschrijving), wat kosteloos is. Echter, dit vergt tijd en inspanning, waardoor sommige eigenaren de voorkeur geven aan een deskundige. De huurder heeft eveneens de mogelijkheid om een expert in te schakelen, waarbij de kosten dan voor eigen rekening zijn. Door een derde partij in te schakelen, ontlast de eigenaar zichzelf van de verantwoordelijkheid en verzekert hij dat alle relevante informatie wordt opgenomen.

De kosten voor een plaatsbeschrijving door een expert variëren afhankelijk van de specialist en het type pand (bijvoorbeeld kot, woning, studio, appartement, prestigieus goed). In België liggen de prijzen hiervoor doorgaans tussen de 70 en 500 euro. Het is raadzaam altijd een offerte aan te vragen voordat u deze taak uitbesteedt. De plaatsbeschrijving bij vertrek wordt apart in rekening gebracht en is niet inbegrepen bij die bij aankomst.

De kosten van een plaatsbeschrijving door een expert worden standaard verdeeld tussen de eigenaar en de huurder. Deze bijkomende kosten dienen in het huurcontract te worden opgenomen om verrassingen voor de huurder te voorkomen.

Aansprakelijkheid voor schade en geschillen

Bij het opstellen van de plaatsbeschrijving bij vertrek, dient de eigenaar (of expert) eventuele schade aan het pand vast te stellen. Hierbij is het cruciaal om een onderscheid te maken tussen schade veroorzaakt door nalatigheid van de huurder en normale slijtage.

• Normale Slijtage :

Sporen van normale slijtage kunnen niet op de huurder worden verhaald. De eigenaar draagt de kosten voor reparaties van elementen die door natuurlijk gebruik en tijdsverloop zijn beschadigd. Voorbeelden hiervan zijn verf, behang, vloerbedekking, ijzerwaren, leidingen, kranen, radiatoren, ventilatiesystemen, parlofoons en huishoudelijke apparaten. Deze reparaties dienen te worden uitgevoerd voordat het pand opnieuw wordt verhuurd.

• Schade Ten Laste van de Huurder :

Indien de plaatsbeschrijving bij vertrek schade aantoont die is veroorzaakt door de huurder, kan deze aansprakelijk worden gesteld voor de reparatiekosten. De schade moet nauwkeurig worden beschreven in het document en worden ondersteund door foto’s, zodat een vergelijking met de plaatsbeschrijving bij aankomst mogelijk is. De kosten van de benodigde reparaties kunnen dan worden ingeschat. De aan de huurder toe te schrijven schade moet het gevolg zijn van abnormaal gebruik, nalatigheid of onzorgvuldigheid.

Wat te doen bij een geschil?

Wanneer de eigenaar en huurder het niet eens worden over de inhoud van de plaatsbeschrijving bij vertrek, mag het document niet worden ondertekend. De kans op dergelijke situaties is kleiner bij inschakeling van een neutrale professional. Als er geen overeenstemming wordt bereikt, kan de zaak worden voorgelegd aan de vrederechter. Deze kan een expert aanstellen om de situatie te beoordelen en een objectief oordeel te vellen. Op basis hiervan beslist de vrederechter over de vrijgave van de huurwaarborg ten gunste van de eigenaar of de huurder. De vrederechter houdt rekening met normale slijtage en de oorspronkelijke staat bij aanvang van het huurcontract bij het bepalen van het benodigde bedrag voor reparaties, eventueel met inschakeling van een schatter. Met instemming van de vrederechter kan de bank een deel of de gehele huurwaarborg overmaken aan de eigenaar. Indien de schade te wijten is aan normale slijtage, kan de vrederechter de vrijgave van de waarborg ten gunste van de huurder eisen.

Registratie van de plaatsbeschrijving

Hoewel de plaatsbeschrijving verplicht is in alle Belgische gewesten, verschillen de regels met betrekking tot de registratie ervan enigszins:

• Brussel :

In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is de registratie van de plaatsbeschrijving bij zowel aankomst als vertrek verplicht. Het document moet binnen een maand na aanvang van het huurcontract worden opgemaakt en kan gelijktijdig met het huurcontract of later worden geregistreerd. Indien de registratie van het huurcontract betalend is, geldt dit ook voor de plaatsbeschrijving indien deze later wordt geregistreerd.

• Wallonië :

In het Waalse Gewest is de registratie van de plaatsbeschrijving bij aankomst verplicht indien deze als bijlage bij het huurcontract is gevoegd. Als het niet is bijgevoegd, is latere registratie niet verplicht. Het blijft echter essentieel om altijd een plaatsbeschrijving bij aankomst op te maken bij verhuur. Voor de plaatsbeschrijving bij vertrek is er geen registratieverplichting.

Zoek je software hiervoor?

• Gebruiksvriendelijk
• Toekomst- en bedrijfszeker
• Betaalbare software
• Kant-en-klare oplossing
• Zeer modern
• Op maat van de verhuur
• Kant-en-klaar
• Elke afdeling
• Aanpasbaar
• Kan uitgebreid worden
• Heel veel extra apps verkrijgbaar

Bronverwijzing:

[1] Burgerlijk Wetboek (België). Artikel 1730 en 1731: De Wettelijke Verplichting en het Vermoeden van Goede Staat. [2] Academisch Juridisch Tijdschrift (België). De Bewijskracht van de Plaatsbeschrijving bij Geschillen over Huurschade. [3] Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (Notaris.be). De Formaliteiten en het Tijdstip van Opmaken van de Plaatsbeschrijving. [4] Huurwetgeving (Vlaams, Waals of Brussels Gewest). Regionale Bepalingen inzake de Kostenverdeling en de Vereisten voor de Plaatsbeschrijving. [5] Vastgoed Sector Report. De Financiële Impact van het Ontbreken van een Plaatsbeschrijving bij Einde Huur. [6] Federale Overheidsdienst Economie (FOD Economie). Informatie over de Rechten en Plichten van Huurders en Verhuurders Betreffende Schade. [7] Gespecialiseerd Advocatenkantoor in Huurrecht. Analyse van Jurisprudentie: Criteria voor Aanvaardbare Slijtage versus Huurschade. [8] Vlaams Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO). Praktische Gids voor Ondernemers: Plaatsbeschrijving bij Handelshuur. [9] Vastgoedbeheer Organisatie. Best Practices voor Digitale Plaatsbeschrijvingen en Fotodocumentatie. [10] Software Industry Insight. De Rol van Gespecialiseerde Software in het Standaardiseren en Vastleggen van de Plaatsbeschrijving. [11] Gemeen Huurrecht (Federale Wetgeving). De Wettelijke Gevolgen van het Laattijdig of Niet Opmaken van de Plaatsbeschrijving.

Ontdek meer over onze software:

• Verhuursoftware
• Business Central
• Dynamics
• Odoo
• Planningssoftware
• Business Intelligence
• Documentbeheer
• Digital portals
• Alle Microsoft modules en apps voor verhuur