Veel verhuurbedrijven denken dat ze een omzetprobleem hebben. Terwijl ze eigenlijk een procesprobleem hebben.
“Veel verhuurbedrijven denken dat ze een omzetprobleem hebben. Terwijl ze eigenlijk een procesprobleem hebben.”
Meer klanten aantrekken. Meer materiaal aankopen. Meer opdrachten binnenhalen. Het zijn vaak de eerste reflexen wanneer een verhuurbedrijf wil groeien.
Volgens Niels Kelchtermans, Digital Business Engineer bij Offimac, ligt de grootste winst echter vaak ergens anders.
“Door de jaren heen heb ik bij heel wat verhuurbedrijven achter de schermen mogen meekijken. Wat opvalt, is dat veel bedrijven focussen op groei aan de voorkant, terwijl er aan de achterkant nog heel wat rendement verloren gaat.”
Waar zitten volgens hem de grootste optimalisatiekansen?
1. Je populairste materiaal is niet altijd je meest winstgevende materiaal
“Wanneer ik aan een verhuurder vraag welk materiaal het beste rendeert, krijg ik vaak een antwoord gebaseerd op gevoel. Dat is logisch. Mensen zien welke machines vaak buiten zijn. Maar dat betekent niet automatisch dat ze ook het meeste winst opleveren.”
Een machine die voortdurend verhuurd wordt, kan tegelijk veel onderhoud vragen, vaak verplaatst worden of disproportioneel veel administratie veroorzaken.
“Het interessante is net om die volledige kost mee in rekening te brengen. Pas dan weet je welke objecten echt bijdragen aan je resultaat. En net dat is vaak een blinde vlek binnen verhuurbedrijven. Er wordt teveel gestuurd op bezetting in plaats van op rendement per object.”
Hoe software hierbij helpt
“Wanneer verhuur, service, transport en facturatie in één systeem samenkomen, krijg je een veel vollediger beeld. Dan zie je niet alleen hoeveel een machine verhuurd wordt, maar ook wat ze effectief opbrengt. Dat maakt beslissingen over investeringen, prijszetting en vlootbeheer veel sterker.”
2. Er gaat meer omzet verloren tussen uitvoering en facturatie dan veel bedrijven denken
Een tweede patroon dat vaak terugkomt, is omzet die onderweg verloren gaat. Extra verbruik, tellerstanden, transportkosten, verlengingen of schadegevallen worden vaak ergens geregistreerd, maar raken niet altijd tijdig of volledig verwerkt in de uiteindelijke factuur.
“Elke keer dat informatie manueel moet worden overgenomen, ontstaat er risico. Niet omdat medewerkers niet zorgvuldig werken, maar omdat het proces complex is en de data gefragmenteerd.”
Veel verhuurbedrijven onderschatten hoeveel impact dit heeft.
“Als je elke maand een klein percentage van je prestaties niet factureert, loopt dat op jaarbasis snel op.”
Hoe software hierbij helpt
“Een goede digitale flow zorgt ervoor dat prestaties automatisch gekoppeld worden aan het juiste contract. Daardoor moet administratie minder achter informatie aanlopen en verklein je de kans dat omzet verloren gaat tussen uitvoering en facturatie.”
3. De meeste uitzonderingen zijn eigenlijk patronen
Iedere verhuurder kent ze. Leveringen die verschuiven. Machines die onverwacht binnenkomen voor onderhoud. Klanten die afwijken van standaardafspraken.
“Veel bedrijven beschouwen dat als de realiteit van verhuur. En dat klopt ook. Maar wanneer dezelfde uitzonderingen telkens terugkomen, zijn het eigenlijk geen uitzonderingen meer en daar zit vaak een belangrijke bron van verbetering.”
Wanneer je die situaties begint te registreren en analyseren, zie je plots patronen verschijnen. Dan merk je bijvoorbeeld dat bepaalde materiaalgroepen systematisch problemen veroorzaken. Of dat bepaalde processen veel meer tijd vragen dan gedacht.
Dat soort inzichten blijft vaak verborgen wanneer informatie verspreid zit over mails, telefoons en losse bestanden.
Hoe software hierbij helpt
“Wanneer afwijkingen centraal geregistreerd worden, ontstaat er een veel duidelijker beeld van waar frictie zit. Daardoor kan je processen aanpassen voordat problemen structureel worden.”
4. Te veel kennis zit nog in hoofden van medewerkers
Als er één patroon is dat bijna overal terugkomt, dan is het dit.
“Bij bijna elk verhuurbedrijf zijn er mensen die alles weten. Waar materiaal staat. Welke klant welke afspraken heeft. Welke planning haalbaar is. Dat zijn vaak enorm waardevolle medewerkers.”
Maar die situatie heeft ook een keerzijde.
“Wanneer groei afhankelijk wordt van een beperkt aantal mensen, ontstaat er kwetsbaarheid. Zeker wanneer het bedrijf groter wordt.”
Vaak is dat het moment waarop bedrijven beginnen nadenken over procesoptimalisatie en digitalisatie in de vorm van verhuursoftware.
“Niet omdat ze minder afhankelijk willen zijn van mensen. Integendeel. Ze willen net dat hun medewerkers meer tijd krijgen voor klanten, advies en uitzonderingen, in plaats van voortdurend informatie te moeten zoeken.”
Hoe software hierbij helpt
“Een goede ERP-oplossing zorgt ervoor dat kennis niet alleen in hoofden zit, maar ook in processen verankerd wordt. Afspraken, historiek, onderhoudsregels en contractinformatie worden centraal beschikbaar. Daardoor kan een organisatie veel consistenter werken en makkelijker groeien.”
Meer winst begint met meer inzicht
De meest succesvolle verhuurbedrijven hebben één belangrijke eigenschap gemeen. Ze proberen niet alleen harder te werken. Ze proberen beter te begrijpen wat er in hun bedrijf gebeurt.
Want uiteindelijk ontstaat meer winst niet door meer drukte. Meer winst ontstaat wanneer je weet waar je vandaag al rendement laat liggen.
“Dat is ook waarom wij zo graag met verhuurbedrijven rond de tafel zitten. Omdat de grootste opportuniteiten vaak al aanwezig zijn. Je moet ze alleen zichtbaar maken.”
Benieuwd waar jouw verhuurbedrijf vandaag nog winst laat liggen?
Plan gerust een kort gesprek met Niels. Als Digital Business Engineer heeft hij al bij heel wat verhuurbedrijven achter de schermen mogen meekijken. Vaak volstaat één gesprek om een aantal optimalisatiekansen bloot te leggen die vandaag onder de radar blijven.
